Pengertian EDI & IOS

Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS)

 

A. Electronic Data Interchange (EDI)

       Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang menggunakan kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cara jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.

EDI Merupakan mekanisme untuk pertukaran data-data untuk keperluan bisnis secara elektronis. Adanya EDI dapat mempercepat proses bisnis. Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni :

1. Pesan standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis.

2. Perangkat lunak EDI
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

3. Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi.

Ada beberapa Manfaat EDI langsung berasal dari teknologi yaitu :

1. Manfaat langsung dari pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional. Manfaat lain di hasilkan oleh manfaat langsung.
2. Manfaat tidak langsung dari peningkatan kemampuan bersaing, hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik, dan pelayanan pelanggan yang lebih baik..

Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:
 

1. Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
2. Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
3. Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.

B. Inter organization System (IOS)

       Sistem antar organisasi (IOS = Inter organization System) terbentuk jika dua atau lebih organisasi (perusahaan) bekerja sama dalam pemakaian teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi). Fenomena yang muncul belakangan ini tidak lepas dari kemajuan teknologi informasi yang menawarkan berbagai jenis produk‐produk berbasis elektronik. Secara garis besar, ada tiga jenis sistem yang ditawarkan bagi perusahaan‐perusahaan yang berniat mengimplementasikan IOS :

1. Intranet
   Jaringan internal perusahaan yang menghubungkan antara kantor pusat dengan kantor‐kantor cabang yang terpisah secara geografis (lokal maupun internasional);

2. Internet
   Jaringan komputer publik yang berpotensi sebagai penghubung perusahaan dengan pelanggan (atau calon pelanggan) atau market

3. Ekstranet
   Jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antar perusahaan dengan rekanan bisnisnya, seperti supplier, distributor, dan lain sebagainya.
   
   

       Pada intinya, IOS mudah sekali diimplementasikan saat ini karena adanya peranan teknologi informasi yang telah “meniadakan” batas‐batas antar waktu dan ruang. Demikian pula dengan alam kompetisi yang menuntut perusahaan untuk semakin memfokuskan diri pada kompetensinya dan bekerja sama dengan perusahaan lain untuk membantu proses penciptaan produk atau jasa tersebut, sehingga kualitas produk atau jasa dapat ditingkatkan, sejalan dengan peningkatan kinerja perusahaan.

       Manfaat IOS terbagi dalam dua kategori – efisiensi komparatif dan kekuatan tawar menawar dengan penjelasan :

1. Efisiensi Komparatif
Dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.
• Efisiensi internal
Terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.
• Efisiensi antar organisasi
Mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Perbaikan ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pelosok atau pelanggan, serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan.

2. Kekuatan Tawar Menawar
Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power).

• Keistimewaan produk yang unik, pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang cepat.
• Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengindentifikasi prooduk alternatif dengan mendapatkan harga yang terendah.
• Peningkatan biaya peralihan, perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya pemeliharaan menjadi mahal.

Sumber:

shiyaroku4869.blogspot.com 

fardiansyah7fold.wordpress.com